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In 8 Schritten zu deinem Selbstkontrollkonzept

Jeder Lebensmittelbetrieb in der Schweiz benötigt bei der Anmeldung bei der Lebensmittekontrolle ein Selbstkontrollkonzept. Wir zeigen dir, wie du in 8 Schritten zu einem betriebsangepassten, risikobasierten Selbstkontrollkonzept kommst.

In der Lebensmittelbranche ist der Ausdruck Hygienekonzept verbreitet. Viele meinen damit jedoch das, was wir Selbstkontrollkonzept nennen. Auch im Lebensmittelgesetz und den dazugehörigen Verordnungen wird jeweils von der Selbstkontrolle bzw. vom Selbstkontrollkonzept gesprochen. In den weiteren Ausführungen dieses Blogbeitrags wirst du feststellen, dass die Hygiene zwar ein wichtiger Teil bei der Selbstkontrolle darstellt, ein Selbstkontrollkonzept jedoch noch viele weitere Aspekte beinhalten sollte. Aus diesem Grund erscheint uns der Ausdruck Hygienekonzept weniger passend.

Schritt 1: Lebensmittelrechtliche Grundlagen kennenlernen

Diese Bestimmungen sind in erster Linie dazu da, dir zu helfen deine Lebensmittel sicher zu halten. Wer denkt, diese wurden geschaffen, um ihn zu plagen, nimmt sich eventuell etwas zu ernst 😉
Denke bei der Erarbeitung deines Selbstkontrollkonzepts immer daran, dass es dir helfen soll, den Gesundheitsschutz und den Täuschungsschutz zu gewährleisten. Sei es zum Beispiel durch einen hygienischen Umgang mit deinen Lebensmitteln oder durch eine transparente Information über deine Lebensmittel.

Schritt 2 Situationsanalyse

Betrieb beschreiben

Beschreibe deinen Betrieb. Wer arbeitet alles bei dir, wie ist eure Arbeitsteilung? Was für Räumlichkeiten, Geräte und Hilfsmittel habt ihr zur Verfügung? Welche Ausbildung hast du? Welche haben deine allfälligen Angestellten? Solltest du nicht alleine sein, musst du bestimmen, wer für die Lebensmittelsicherheit verantwortlich ist.

Lebensmittel beschreiben

Beschreibe dein Lebensmittel oder deine Lebensmittel. Überlege dir genau, wie dein Lebensmittel zusammengesetzt ist (die sogenannte Matrix). Woher beziehst du die Zutaten, respektive das Produkt (falls du es nicht selbst herstellst)? Wie beurteilst du deine Lieferanten? Hast du bereits Abklärungen gemacht, um eine Lieferantenbewertung zu machen? Muss das Lebensmittel besonders behandelt oder gelagert werden? Zum Beispiel gekühlt, dunkel lagern etc. In welche Kategorie fällt das Lebensmittel? Gibt es spezielle rechtliche Anforderungen an dein Lebensmittel?
Diese und teilweise andere Fragen musst du dir bei jedem einzelnen Lebensmittel stellen. Im Selbstkontrollkonzept wirst du dann aber oft Produktgruppen machen können und musst nicht jedes einzelne Produkt detailliert beschreiben.

Prozesse beschreiben

Wie funktioniert die Herstellung deines Lebensmittels, resp. deiner Lebensmittel? Welche Prozessschritte durchläuft es? Beschreibe alles vom Wareneinkauf bis zur Abgabe an deine Kunden. Im Selbstkontrollkonzept beschreibst du dann die Schritte, die bei dir stattfinden.

Warenrückzug / Warenrückruf

Wichtig ist auch zu überlegen, wie du deine Lebensmittel bei einem allfälligen Problem zurückrufen könntest. Dazu musst du dir ein System überlegen, mit welchem du einen Schritt zurück (also von wem du eine Zutat /das Lebensmittel bezogen hast) und einen Schritt vorwärts (an wen du deine Lebensmittel abgegeben hast) ununterbrochen verfolgen kannst. Gibst du deine Produkte direkt an Endkonsument/Innen ab, musst du den Schritt vorwärts nicht machen.

Hygiene

Welche Grundregeln der Guten Hygienepraxis und der Guten Herstellungspraxis (GHP) befolgst du, resp. sollen deine Mitarbeitenden/Lieferanten befolgen? Dieser Schritt ist vor allem notwendig, wenn du das Lebensmittel selbst produzierst. Wenn du vorverpackte Ware einkaufst, wirst du selbstverständlich weniger Zeit mit diesem Thema verbringen. Trotzdem sind die Überlegungen auch in deinem Fall wichtig.

Schritt 3 Gefahrenanalyse / HACCP-Konzept erstellen

Nachdem du deinen Betrieb, deine Mitarbeitenden, dein Produkt und deine Prozesse beschrieben hast, solltest du dir überlegen, welche möglichen Gefahren bei deinen Lebensmitteln generell auftauchen könnten? Diese Erkenntnisse hältst du in einer Gefahrenanalyse bzw. einem HACCP-Konzept fest und integrierst diese bzw. dieses in dein Selbstkontrollkonzept.
In einem HACCP-Konzept können die Gefahren in physikalische (z.B. Glassplitter, Metallteile) chemische (z.B. Pestizide, Reinigungsmittel) oder biologische Gefahren (z.B. Bakterien) unterteilt werden. Wichtig ist, dass die grobe Kategorisierung nicht ausreicht. Die Gefahr Bakterien ist zu ungenau. Du musst dir überlegen welche Bakterien bei deinem Lebensmittel problematisch sein könnten. Nur so kannst du später Massnahmen treffen, die risikobasiert sind.

Für die Gefahrenanalyse musst du dir auch überlegen, bei welchen Prozessschritten die Gefahren eintreten könnten und ob du spezifische Prozessschritte einführen musst, um eine Gefahr zu beheben (zum Beispiel Erhitzungsschritte). Welche Auswirkungen könnte das Eintreten einer Gefahr haben? Frage dich auch, ob es einen Unterschied macht, „wer“ arbeitet und weshalb es diese Unterschiede geben könnte.

An diesem Punkt möchten viele unserer Kunden am liebsten alles hinschmeissen. Sie sehen nur noch Gefahren. Aber so heiss gegessen wird selten, wie gekocht wird. Im Idealfall kommst du nämlich im nächsten Schritt zum Schluss, dass du durch deine Prozesse, die du etabliert hast und durch die „gute Hygiene- und Herstellungspraxis“ für alle Gefahren das Risiko sehr geringgehalten werden kann. Deshalb ist es enorm wichtig, dass du dir genügend Zeit nimmst, um eine gute Herstellungspraxis zu etablieren. Alle müssen gut instruiert sein, damit die Abläufe auch richtig funktionieren, wenn es mal hektisch wird. Leider ist es eine Tatsache, dass man bei Stress häufig in „alte Muster“ verfällt.
Durch eine gute Ausbildung und Instruktion der Mitarbeitenden kannst du dir sehr viel Ärger und Stress ersparen. Daher lohnt es sich, zum Beispiel Hygieneschulungen oder Allergenschulungen regelmässig durchzuführen. Auch dies sollte in der Gefahrenanalyse bzw. im HACCP-Konzept berücksichtigt werden.

Schritt 4 Risikobewertung durchführen

Nachdem du dir möglichst alle Gefahren, die auf dich zukommen könnten, überlegt hast, kannst du mit der Risikobewertung beginnen. Mit diesem Ablauf musst du dich nur noch auf die Gefahren konzentrieren, die schwieriger zu beherrschen sind. Bei diesen musst du dir genau überlegen, wie wahrscheinlich es ist, dass sie eintreten und ob es allenfalls Massnahmen gäbe, den Eintritt einer Gefahr rasch zu erkennen. Auch diese Erkenntnisse hältst du in deinem HACCP-Konzept fest.

Schritt 5 Massnahmen treffen, um Risiken zu eliminieren oder mindestens zu minimieren, Sollwerte definieren, Massnahmen bei Abweichung beschreiben

Es gibt also Gefahren, die du sehr gut beherrschen kannst, indem du eine sogenannte gute Verfahrenspraxis in deinem Betrieb etablierst. Zum Beispiel hilft dir eine Wareneingangskontrolle bei der Anlieferung allfällige Mängel der Ware rasch zu erkennen. Ein Lebensmittel, das gekühlt werden muss, kann etwa durch Nichteinhaltung der Kühlkette schneller verderben. Deshalb ist es also sinnvoll, stichprobenweise die Anlieferungstemperatur zu kontrollieren.
Hierzu musst du aber wissen, was eine „sichere Temperatur“ ist. Nur so, kannst du den Soll-Wert festlegen. Also welche Temperatur noch ok ist und welche nicht. Zum Beispiel gibt es bei Hackfleisch den gesetzlich festgelegten Wert von 2°C bei der Lagerung. Bekommst du also eine Lieferung mit Hackfleisch, bei dem du bei der Temperaturkontrolle einen höheren Wert feststellt, solltest du die Ware zurückweisen. Dies wäre eine mögliche Massnahme bei einer Abweichung.

Wie du vielleicht bemerkt hast, musst du deine Lebensmittel sehr gut kennen, damit du ihre Sicherheit gewährleisten kannst. Die gesetzlichen Grundlagen helfen dir dabei. Dank der Kenntnis der rechtlichen Anforderungen musst du nicht im trüben Tümpel fischen, sondern du kannst diese übernehmen. In Bereichen, wo es keine Regelung gibt, musst du dir im Rahmen deiner Selbstkontrolle selbst Gedanken machen, welche Zielwerte du verwenden musst und welche Massnahmen du bei einer Abweichung treffen kannst. Hier eine Lösung zu finden ist meist aufwändiger.

Die oben beschriebenen Massnahmen betreffen den Gesundheitsschutz. Beim Wareneingang ist auch der Täuschungsschutz zu berücksichtigen. Prüfe, ob die Waren richtig gekennzeichnet sind und ob du alle Informationen zur Verfügung hast, um diesen zu gewährleisten. Auch musst du daran denken, dass du am Ende nur korrekt über deine Lebensmittel informieren kannst, wenn du alle Informationen zu den Zutaten hast. Deshalb solltest du zu Beginn bei neuen Zutaten/Lieferanten eine genaue Kontrolle machen und danach zumindest eine sporadische.

Schritt 6 Erkenntnisse in Selbstkontrollkonzept festhalten und in der Praxis anwenden

Nach der Situations-, Gefahren- und Risikoanalyse hast du dir also Massnahmen überlegt, wie du die Gefahren in deinem Betrieb beherrschen kannst. Du hast dir auch überlegt, durch welche Massnahmen, du das Auftreten einer Gefahr rasch erkennen kannst, welche Sollwerte erfüllt werden müssen und welche Massnahmen du ergreifen würdest, wenn die Sollwerte nicht eingehalten werden.
Nun kannst du deine Erkenntnisse im Selbstkontrollkonzept festhalten. Neben den Erkenntnissen aus diesen Analysen musst du auch beschreiben, wie deine Rückverfolgbarkeit geregelt ist und wie bzw. welche Laboranalysen du machen wirst.
Danach musst du das Ganze in der Praxis anwenden. Versuche dein Selbstkontrollkonzept möglichst schlank zu halten und dich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Es wird dir helfen, das Konzept in der Praxis auch wirklich umzusetzen.

Kontrolldokumente

Erstelle Arbeitsanweisungen, in denen du beschreibst wie beispielsweise beim Wareneingang oder der Produktion vorgegangen werden muss. Berücksichtige, dass bei den Arbeitsanweisungen die Grundsätze eingehalten werden.
Erstelle Vorlagen für Kontrollformulare, mit denen du deine Sollwerte überprüfen kannst. Gestalte deine Kontrollformulare so praktisch wie möglich. Indem du die Kontrollformulare so gestaltest, dass die auszufüllenden Felder auch der Reihenfolge der Arbeitsschritte entsprechen, kannst du dir manchmal sehr viel Aufwand ersparen und die Fehlerquote reduzieren. Platziere die Dokumente immer dort, wo sie mit kleinem Aufwand ausgefüllt werden können. So erhöhst du die Wahrscheinlichkeit, dass du und deine Mitarbeitenden daran denken wirst/werden das Formular auszufüllen. Manchmal kannst du auch eine Arbeitsanweisung in ein Kontrollformular integrieren. Mach es dir so einfach wie möglich und so kompliziert wie nötig. Versuche Doppelspurigkeit zu vermeiden.
Durch die ausgefüllten Kontrollformulare wirst du die Qualität und Sicherheit deiner Lebensmittel überprüfen können. Sie nutzen dir nichts, wenn sie leer bleiben. Zudem musst du auch mit einer Beanstandung durch die Lebensmittelkontrolle rechnen, wenn du keine ausgefüllten Kontrollformulare vorweisen kannst.

Schritt 7 Überprüfung der Massnahmen

Die vorangehenden Schritte wirst du selten linear ausführen. Du wirst viel mehr einen Schritt zurück und einen Schritt nach vorne machen. Stell dir den Prozess also besser wie ein Chachacha-Marathon, als wie ein Sprint vor😉
Vielleicht wirst du nämlich feststellen, dass deine Massnahmen gar nicht wirksam sind. Oder anhand von Kundenreklamationen wirst du vielleicht feststellen, dass du ein Problem noch nicht so ganz im Griff hast. Dann musst du dir überlegen, ob es geeignetere Massnahmen gibt, als diejenigen, die du eingeführt hast. Auch die Lebensmittelkontrolle wird dir vielleicht bei einer Inspektion eine Rückmeldung geben, die zu neuen Massnahmen führen wird.

Schritt 8 Konzept anpassen und auf dem Laufenden halten

Nach der Konzepterstellung ist also vor der Konzeptanpassung. Ein Selbstkontrollkonzept kann nur betriebsangepasst und risikobasiert sein, wenn es regelmässig überprüft und bei Bedarf angepasst wird. Deshalb mach dir am besten einen jährlichen Termin zur Überarbeitung deines Konzepts. So merkst du es spätestens dann, falls du unter dem Jahr etwas geändert und es verpasst hast, die Änderung im Konzept zu machen.

Wir hoffen, dass es dir mit dieser Anleitung besser gelingen wird, ein Selbstkontrollkonzept zu erstellen. Hast du unseren Blogartikel „Der Traum vom eigenen Foodbusiness“ schon gelesen? Dort zeigen wir dir auf, weshalb es sich lohnt, sich schon von Beginn an um Foodsafety-Belange zu kümmern. Selbst wenn andere Aufgaben, wie zum Beispiel die Contentgenerierung für die sozialen Medien attraktiver scheinen.